Externaliser certaines tâches de gestion : une solution flexible pour les PME
Quand l’entreprise grandit, le temps du dirigeant devient une ressource précieuse
Gérer une entreprise demande de prendre des décisions, suivre les chiffres, développer l’activité, gérer les clients… mais aussi s’occuper d’une multitude de tâches administratives qui, prises séparément, semblent anodines.
Factures à encoder, documents à préparer, suivi des paiements, analyse des résultats, tableaux de bord, préparation de données pour le comptable, suivi de trésorerie…
Le problème n’est pas toujours le manque de compétences. C’est souvent le manque de temps.
Et lorsqu’une entreprise n’a pas besoin d’engager une personne à temps plein, le recours à un renfort externe et flexible peut être une solution particulièrement intéressante.
Les PME ont-elles réellement besoin d’engager ?
Pas nécessairement.
La structure des entreprises belges montre d’ailleurs l’importance des petites structures : 96,1 % des entreprises belges sont des micro-entreprises de moins de 10 personnes.
Pour une petite entreprise, engager une personne supplémentaire représente une décision importante.
Il faut :
- trouver le bon profil ;
- supporter un coût fixe supplémentaire ;
- organiser le travail ;
- prévoir suffisamment de tâches pour occuper la personne ;
- gérer les périodes où l’activité diminue.
Or, le besoin réel peut être beaucoup plus ponctuel.
Quelques heures par semaine peuvent parfois suffire à résoudre un problème qui prend plusieurs heures au dirigeant.
Quelles tâches peut-on externaliser ?
L’externalisation ne signifie pas nécessairement confier toute sa gestion à une entreprise extérieure.
Elle peut simplement consister à déléguer certaines tâches précises, tout en conservant la maîtrise de son entreprise.
1. Administration et organisation
Certaines tâches administratives peuvent rapidement devenir chronophages :
- préparation de documents ;
- classement et organisation administrative ;
- suivi de dossiers ;
- encodage de factures ;
- préparation des informations nécessaires au comptable ;
- suivi administratif des clients et fournisseurs ;
- suivi des paiements.
L’objectif est simple :
Permettre au dirigeant de consacrer davantage de temps à son activité.
2. Administration comptable
Il existe une différence importante entre administration comptable et tenue de la comptabilité.
L’administration comptable peut notamment comprendre l’encodage de factures, le suivi des documents, la préparation d’informations ou encore le suivi administratif des clients et fournisseurs.
Elle peut venir en complément du travail du comptable, sans se substituer à celui-ci.
Certaines missions comptables sont en effet réglementées et réservées aux professionnels habilités. Le SPF Économie précise notamment le cadre applicable aux experts-comptables certifiés.
Chez Gescofina, l’objectif est donc de faciliter l’organisation de l’entreprise et la collaboration avec le comptable, pas de remplacer celui-ci.
3. Aider le dirigeant à piloter son entreprise
L’externalisation peut également concerner des missions plus directement liées à la gestion.
Par exemple :
- analyse des chiffres ;
- suivi des résultats ;
- préparation de tableaux de bord ;
- analyse de la rentabilité ;
- suivi de la trésorerie ;
- préparation budgétaire ;
- analyse des écarts entre prévisions et résultats ;
- aide à la prise de décision.
Le dirigeant dispose alors d’une information plus claire pour répondre à une question essentielle :
« Où en est réellement mon entreprise ? »
Car disposer de chiffres ne suffit pas.
Encore faut-il pouvoir les comprendre et les utiliser pour prendre les bonnes décisions.
4. Quelques heures peuvent parfois faire une grande différence
L’un des principaux avantages d’un renfort externe est sa souplesse.
Toutes les entreprises n’ont pas besoin d’une personne 5 jours par semaine.
Le besoin peut être :
Quelques heures par semaine
pour assurer un suivi administratif régulier.
Quelques jours par mois
pour analyser les chiffres et préparer les tableaux de bord.
Une mission ponctuelle
pour remettre de l’ordre dans une organisation ou préparer un dossier.
Un accompagnement régulier
lorsque l’entreprise souhaite disposer d’un véritable soutien dans la durée.
La prestation peut donc être adaptée aux besoins réels de l’entreprise et à son budget.
5. Travailler à distance sans perdre le contrôle
Aujourd’hui, de nombreuses tâches de gestion peuvent être réalisées à distance grâce aux outils numériques.
Documents, factures, tableaux de bord, réunions, échanges avec le dirigeant…
Le travail à distance permet de mettre en place une collaboration efficace sans nécessairement être présent quotidiennement dans les locaux de l’entreprise.
Chez Gescofina, les prestations sont principalement réalisées à distance, avec la possibilité de prévoir des rencontres lorsque cela apporte une réelle valeur ajoutée.
6. Externaliser ne signifie pas perdre le contrôle
C’est parfois une crainte du dirigeant :
« Si je délègue, est-ce que je vais encore savoir ce qui se passe dans mon entreprise ? »
C’est exactement l’inverse qui doit se produire.
Une bonne organisation externalisée doit permettre au dirigeant d’avoir une meilleure visibilité, pas moins.
L’objectif est de définir clairement :
- ce qui est confié ;
- ce qui reste sous la responsabilité du dirigeant ;
- les informations à transmettre ;
- les outils utilisés ;
- la fréquence des suivis ;
- les résultats attendus.
Le prestataire devient alors un renfort, pas une boîte noire.
Pourquoi faire appel à Gescofina ?
Gescofina intervient avec une double approche.
📊 Gestion & finances
Pour accompagner le dirigeant dans :
- l’analyse financière ;
- le suivi de gestion ;
- les budgets ;
- les tableaux de bord ;
- le contrôle de gestion ;
- l’analyse de rentabilité ;
- l’aide à la décision.
⚙️ Renfort opérationnel
Pour prendre en charge certaines tâches :
- administratives ;
- liées au suivi clients/fournisseurs ;
- d’administration comptable ;
- de préparation de données ;
- d’organisation et de suivi.
Cette combinaison permet de ne pas seulement faire les tâches, mais également de comprendre ce qu’elles disent de l’entreprise.
Une solution adaptée à votre entreprise
Il n’existe pas une seule bonne formule.
Une entreprise peut avoir besoin de quelques heures de soutien par semaine.
Une autre aura besoin d’un accompagnement quelques jours par mois.
Une troisième recherchera un renfort temporaire pendant une période particulière.
L’intérêt d’un indépendant externe est justement de pouvoir adapter l’intervention au besoin réel.
Pas besoin de créer un poste permanent lorsque le besoin ne le justifie pas.
En résumé
Avant de recruter, posez-vous trois questions :
1. Quelles tâches prennent aujourd’hui trop de temps au dirigeant ?
2. Ces tâches nécessitent-elles réellement un poste à temps plein ?
3. Pourrait-on les confier ponctuellement ou régulièrement à un intervenant externe ?
Si la réponse est oui, l’externalisation peut être une solution simple et flexible.
Vous avez besoin d’un renfort en gestion, administration ou analyse financière ?
Gescofina peut intervenir de manière ponctuelle ou régulière, à distance ou selon les besoins de votre entreprise.
👉 Découvrez les solutions proposées par Gescofina :
www.gescofina.be
Pour aller plus loin
- SPF Économie – Plan fédéral PME
- Statbel – Statistiques structurelles des entreprises
- SPF Économie – L’expert-comptable certifié
